Kebijakan privasi

Intinya

• Setiap sirkel bersifat tertutup. Orang di luar sirkel tidak melihat daftar anggotanya.
• Setiap data profil punya pengaturan siapa yang boleh melihat. Bawaannya sempit: hanya pengurus, kecuali nama tampil dan kelas.
• Sirkel tidak memasang iklan dan tidak memuat skrip pelacak pihak ketiga.
• Saat ini belum ada tombol hapus akun. Cara meminta penghapusan ada di bagian Mengubah, mengeluarkan, dan menghapus data.

Siapa yang memegang data

Dua pihak memegang data di Sirkel. Tim Sirkel menyediakan dan menjalankan layanannya. Pengurus sebuah sirkel mengelola isi sirkel itu: memasukkan atau menyetujui anggota, membuat acara dan formulir, dan melihat data anggota sesuai pengaturan di bawah. Pengurus adalah peran dasar di setiap sirkel. Untuk satu acara, pengurus dapat membentuk panitia acara, yang hanya mengatur acara itu.

Data yang disimpan

Akun

• Nomor WhatsApp Anda, dipakai untuk masuk dan untuk notifikasi.
• Pengenal internal WhatsApp (LID) yang dikirim bersama pesan masuk, bila ada, supaya akun Anda dikenali.
• Waktu akun dibuat dan waktu terakhir Anda masuk.
• Alamat email, hanya pada akun lama yang dulu masuk lewat email. Akun baru tidak diminta email.

Profil di setiap sirkel

• Nama tampil (wajib).
• Bila diisi: nama lengkap, kelas, kota, pekerjaan, tempat kerja, nomor telepon, jenis kelamin, status pernikahan, tanggal lahir, nama pengguna Instagram, dan profil LinkedIn di profil. Semuanya opsional; bila dikosongkan, tidak ada yang disimpan, dan bila diisi, bawaannya hanya terlihat oleh pengurus. Kelas hanya relevan untuk sirkel yang memakainya. Tahun angkatan bukan data profil: ia melekat pada sirkel (misalnya "Angkatan 1993") dan terlihat oleh semua anggota sirkel itu.
• Tanda wafat, yang hanya ditetapkan pengurus.
• Profil dibuat terpisah di tiap sirkel, dengan pengaturan privasi masing-masing.
• Foto profil, bila Anda upload. Foto disimpan terpisah per sirkel dan hanya terlihat oleh yang Anda pilih: hanya Anda, pengurus, atau anggota sirkel (bawaannya pengurus). Menghapus foto juga menghapus filenya.

Data yang dimasukkan pengurus

Pengurus dapat memasukkan anggota sebelum anggota itu masuk sendiri: nama, nama lengkap, kelas, kelompok (misalnya anggota atau staf), dan nomor WhatsApp. Nomor itu dipakai agar orang tersebut dikenali ketika masuk pertama kali. Pengurus juga dapat menetapkan jabatan, status wafat, dan struktur panitia acara.

Formulir, voting, dan acara

• Jawaban Anda, total biaya yang dihitung dari pilihan Anda, status verifikasi, dan catatan pengurus.
• File bukti (JPG, PNG, WebP, atau PDF, maksimal 3 MB) bila sebuah formulir meminta upload. File disimpan di penyimpanan privat.

Pengajuan sirkel baru

Siapa pun yang sudah masuk lewat WhatsApp dapat mengajukan sirkel baru. Yang tersimpan: data sekolah, kampus, komunitas, atau kantor (jenis, nama, kota, alamat, nomor pokok sekolah bila ada, tautan situs atau akun resmi sebagai bukti, dan logo bila diupload) serta nama tampil pengaju. Nomor WhatsApp pengaju tersimpan sebagai akunnya. Pengajuan berstatus menunggu sampai admin platform memeriksanya, lalu disetujui, ditolak, atau digabungkan ke sirkel serupa yang sudah ada. Alasan penolakan dicatat dan dikirim ke pengaju lewat WhatsApp. Data pengajuan yang ditolak atau dibatalkan tetap tersimpan.

Catatan dan data teknis

• Catatan tindakan pengurus: siapa melakukan apa dan kapan, misalnya menyetujui atau mengeluarkan anggota, dengan nama tampil. Catatan ini tidak memuat nomor atau email.
• Masukan yang Anda kirim ke Tim Sirkel lewat menu akun (isi, kategori, dan sirkel terkait bila Anda memilihnya). Masukan hanya dibaca Tim Sirkel, tidak tampil ke anggota lain, dan disimpan sampai akun dihapus.
• Sirkel menghitung berapa kali tiap halaman di sebuah sirkel dibuka per hari (angka gabungan per sirkel), tanpa mencatat siapa yang membukanya. Angka ini dipakai Tim Sirkel untuk menilai fitur mana yang berguna.
• Riwayat notifikasi WhatsApp: nomor tujuan, isi pesan, dan statusnya. Isi pesan kiriman dari sirkel (rekap, pengingat, pesan pengurus) disimpan 90 hari lalu dihapus; yang tersisa hanya waktu, jumlah penerima, dan hitungan statusnya.
• Grup WhatsApp yang dihubungkan pengurus: id grup dan nama grup. Sirkel hanya memposting di grup yang mengajaknya dan menghubungkannya dengan kode. Grup itu menerima rekap donasi dan pengingat yang berisi nama anggota, tanpa nomor.
• Sesi masuk, kode masuk, nomor pengirim pada kode masuk, dan batas percobaan (dihitung dari alamat IP) disimpan sebagai nilai hash, bukan nilai aslinya. Alamat IP tidak disimpan apa adanya di basis data.
• Log aplikasi hanya mencatat nama peristiwa, tanpa nomor, kode, atau alamat IP.

Siapa yang bisa melihat

• Orang di luar sirkel: tidak melihat direktori, formulir, maupun profil. Halaman di dalam sirkel hanya terbuka setelah masuk dan ditandai agar tidak diindeks mesin pencari. Halaman depan, kebijakan ini, dan syarat penggunaan terbuka untuk umum.
• Sesama anggota: nama tampil, kelas (bawaan), tanda wafat, jabatan pengurus, dan data lain yang Anda izinkan. Anggota yang sudah dimasukkan pengurus tetapi belum masuk juga tampil dengan nama tampilnya.
• Pengurus sirkel: data yang diatur Anggota atau Pengurus, jawaban dan bukti formulir semua anggota, daftar anggota yang belum bergabung, nomor WhatsApp yang mereka masukkan sendiri untuk anggota yang belum bergabung, nomor WhatsApp orang yang meminta bergabung (di antrean persetujuan), catatan tindakan pengurus, dan ekspor daftar anggota ke file CSV. Data yang Anda atur ke Hanya saya tidak terlihat oleh pengurus.
• Jawaban formulir: hanya Anda dan pengurus. Pada voting, anggota dapat melihat jumlah suara per pilihan tanpa nama, bila pengurus mengaktifkannya dan setelah Anda mengisi atau formulir ditutup.
• SuperAdmin dan Admin: memeriksa pengajuan sirkel baru: data pengajuan, nama tampil, dan nomor WhatsApp (dan email bila ada) pengaju. Admin hanya melihat pengajuan untuk sekolah, kampus, komunitas, atau kantor yang ditunjuk kepadanya; SuperAdmin juga melihat sirkel aktif yang mirip.
• Tim Sirkel: memiliki akses teknis ke basis data untuk menjalankan, memulihkan, dan memperbaiki layanan, termasuk mengimpor data anggota atas permintaan pengurus.

Pengaturan privasi Anda

Di profil Anda pada tiap sirkel, setiap data punya tiga pilihan: Hanya saya, Pengurus, atau Anggota. Anda dapat mengubahnya kapan saja. Bawaannya:

Satu akun boleh punya beberapa nomor WhatsApp, semuanya bisa dipakai untuk masuk. Semua nomor itu mengikuti satu pengaturan "Nomor telepon" yang sama.

Masuk dan notifikasi lewat WhatsApp

• Untuk masuk, Anda mengirim pesan berisi kode sekali pakai ke nomor WhatsApp Sirkel. Kode berlaku 10 menit. Sirkel menerima nomor pengirim dan isi pesan itu, lalu membalas dengan tautan masuk.
• Sirkel juga mengirim notifikasi lewat WhatsApp, misalnya kepada pengurus saat ada anggota yang minta bergabung, kepada anggota saat permintaannya disetujui atau ditolak, kepada admin platform saat ada pengajuan sirkel baru, dan kepada pengaju saat pengajuannya diputuskan.
• Sirkel hanya mengirim pesan pribadi ke nomor yang pernah menghubunginya, dan Anda bisa menghentikannya kapan saja dengan membalas SIRKEL STOP. Anda juga bisa mematikan Notifikasi WA untuk tiap sirkel di profil Anda.
• Bila pengurus mengaktifkan ucapan ulang tahun, grup WhatsApp sirkel menerima ucapan pada hari ulang tahun anggota. Yang disebut hanya nama, dan hanya anggota yang memilih tanggal lahirnya terlihat oleh anggota; tahun, umur, dan tanggal tidak ikut disebut.
• Bila pengurus atau pencatat iuran mengaktifkan pengingat iuran, anggota yang masih punya tagihan iuran menerima pesan pribadi berisi nama iuran dan sisa tagihannya sendiri, paling sering sekali per 14 hari. Daftar yang belum membayar tidak pernah diposting ke grup.
• Pesan WhatsApp diproses juga oleh WhatsApp sesuai kebijakan mereka sendiri.

Cookie dan penyimpanan di perangkat

Sirkel hanya memakai cookie yang diperlukan agar bisa berfungsi. Semuanya aman (Secure) dan tidak bisa dibaca skrip (HttpOnly).

• Sesi masuk: menjaga Anda tetap masuk. Berlaku 30 hari dan diperpanjang selama Anda aktif. Hilang saat Anda memilih Keluar.
• Penanda kode masuk: berlaku 10 menit, hanya untuk menampilkan catatan bahwa kode sudah dikirim.
• Tujuan setelah masuk: berlaku 10 menit, agar Anda sampai ke halaman yang tadi dibuka, misalnya tautan undangan.

Pilihan tampilan (terang, gelap, palet warna) disimpan di penyimpanan lokal browser Anda, bukan di server. Aplikasi menyimpan file tampilan (font, ikon, halaman offline saat tidak ada koneksi) di perangkat; data sirkel tidak ikut disimpan di sana.

Pihak ketiga

• Cloudflare: menjalankan aplikasi, basis data (D1), dan penyimpanan file privat (R2). Seperti layanan web pada umumnya, Cloudflare memproses lalu lintas ke Sirkel, termasuk alamat IP pengunjung. Pusat data penyedia berada di berbagai negara.
• WhatsApp: jalur masuk dan notifikasi, melalui gerbang WhatsApp yang dijalankan Tim Sirkel.
• Tidak ada iklan, alat analitik, atau skrip pelacak pihak ketiga di halaman Sirkel. Font disimpan di server Sirkel sendiri.

Berapa lama data disimpan

• Kode masuk dan sesi yang sudah kedaluwarsa, serta catatan batas percobaan, dibersihkan otomatis oleh sistem.
• Profil, keanggotaan, jawaban formulir, catatan tindakan pengurus, dan riwayat notifikasi WhatsApp belum punya batas waktu simpan otomatis. Data itu tersimpan sampai dihapus lewat permintaan di bawah, atau sampai pengurus menghapus formulirnya.
• Catatan tindakan pengurus tidak bisa diubah atau dihapus oleh pengurus.

Mengubah, mengeluarkan, dan menghapus data

• Mengubah: Anda dapat mengubah profil dan pengaturan privasi di setiap sirkel kapan saja. Data yang salah dan tidak bisa Anda ubah sendiri dapat diminta ke pengurus.
• Keluar: tombol Keluar di Profil mengakhiri sesi di perangkat ini. Keluar dari semua perangkat mengakhiri semua sesi Anda.
• Dikeluarkan dari sirkel: pengurus dapat mengeluarkan anggota. Anggota yang dikeluarkan langsung hilang dari direktori, tetapi datanya masih tersimpan di Sirkel. Pengurus juga dapat menghapus anggota yang dimasukkannya tetapi belum pernah masuk.
• Menghapus akun dan data: belum ada fitur hapus akun mandiri. Mintalah kepada pengurus sirkel Anda, yang meneruskan permintaan itu kepada Tim Sirkel. Tim ini menghapus akun beserta keanggotaan, profil, jawaban formulir, file bukti, dan riwayat notifikasi WhatsApp Anda. Penghapusan dilakukan secara manual atas permintaan, sampai fitur hapus akun tersedia. Catatan tindakan pengurus yang sudah ada tidak ikut dihapus.

Perubahan kebijakan

Bila kebijakan ini berubah, tanggal pembaruan di atas diganti dan isinya diberitahukan di halaman ini. Pertanyaan tentang data di sirkel Anda dapat disampaikan kepada pengurusnya.